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Reports: Como Otimizar Os Relatórios Do Departamento De Marketing

Se você trabalha no setor de marketing de uma grande empresa, com certeza um desafio que você enfrenta cotidianamente são os reports, ou seja, a criação de relatórios para informar à gestão da empresa sobre as ações desempenhadas pelo marketing.

Neste post, nós, da 21BRZ, que estamos acostumados a lidar com a comunicação de grandes empresas e, por consequência, em gerar relatórios, iremos compartilhar algumas dicas práticas para que você otimize seus reports, alcançando uma maior eficácia e poupando tempo. 

A Importância Dos Relatórios Do Departamento De Marketing

Em primeiro lugar, é significativo compreender qual é a importância que os relatórios desempenham no setor de marketing das empresas. Eles não são acidentais, pelo contrário, são essenciais tanto para que o time de marketing otimize suas ações, como para que a direção da empresa consiga vislumbrar como os investimentos estão sendo destinados.

Além disso, os reports são importantes pois:

É Possível Tomar Decisões Estratégicas

Os relatórios permitem que o gestor de marketing tome decisões mais assertivas dentro da estratégia geral da empresa. Os dados são responsáveis por realizar um diagnóstico do caminho que está sendo tomado, ou seja, se os objetivos propostos estão no horizonte de alcance.

Identificar Problemas Pontuais Da Execução

Na correria de um departamento de marketing, alguns fatos desagradáveis podem acontecer e acabar por passarem despercebidos, como o site cair ou os anúncios pararem de rodar de uma hora para outra.

relatórios e reports

São os relatórios que apontam este tipo de acontecimento (e é melhor que os dados apareçam antes nos relatórios, do que alguém da diretoria perceba).

Monitorar Interesses Dos Clientes

Os relatórios de marketing permitem, também, monitorar os principais interesses dos clientes a partir do comportamento dentro do seu website. Por exemplo, no Google Analytics, existem reports que mostram quantas pessoas chegam em cada uma das páginas do site.

Ora, se há mais tráfego em determinada página, é porque o interesse pelo assunto é maior.

Ainda na plataforma, é possível identificar as pesquisas internas que são feitas no site (no campo de busca). Tudo isso são dados valiosos que podem (e devem) nortear as ações do departamento de marketing.

Mostrar Que O Marketing É Muito Mais Que “Fazer Coisas Bonitinhas”

Belas artes representam apenas a ponta do iceberg do departamento de marketing mas, infelizmente, é a única coisa que a maioria das pessoas conseguem ver. Elas ignoram, naturalmente, todo o esforço de pesquisa de mercado, conhecimento do público-alvo e estratégia por trás de cada layout bonito.

Os relatórios são capazes de posicionar o setor de marketing como essencial para a organização. A direção da empresa consegue visualizar todas as vitais atividades que o marketing desempenha, e que vai muito além da comunicação.

Por Que Um Gestor De Marketing Precisa Pensar Em Relatórios?

Você já deve ter compreendido a importância dos relatórios para o departamento como um todo e, de modo especial, para a empresa. No entanto, a partir de agora, nós iremos mostrar o quão essencial são os relatórios para os gestores de marketing, confira:

Controle De Prestadores De Serviço

O departamento de marketing, geralmente, conta com o auxílio de prestadores de serviço de algumas áreas, sejam estas agências de publicidade, consultorias, gráficas, videomakers, etc.

Por meio dos relatórios, é possível mensurar se o valor das horas de serviço, ou o fee que é pago, de fato é proporcional aos resultados que a empresa consegue com o determinado serviço.

Além disso, relatórios que mensuram a recepção, junto ao consumidor, daquilo que é produzido, demonstram se já não está na hora de trocar de fornecedor.

O Que, Objetivamente, O Marketing Tem Gerado?

Os relatórios podem mensurar, inclusive, fatores externos ao dia-a-dia do departamento, como por exemplo Lembrança de Marca e Market Share. Estas duas informações são as métricas mais reveladoras quando o assunto é o trabalho do departamento de marketing.

Os Investimentos São Proporcionais Aos Resultados?

Relatórios de mídia podem revelar incoerências muito grandes com relação aos investimentos. Não é incomum departamentos inteiros de marketing destinarem grandes verbas para mídias e veículos que não trazem resultados, enquanto outros mais rentáveis são quase ignorados.

Ter os resultados diante dos olhos, é a melhor maneira de evitar este erro.

Como A Marca É Mencionada?

Algumas ferramentas de monitoramento social, como Alertas do Google ou Mention.com, são capazes de identificar novas menções da marca em páginas e sites da internet, bem como em mídias sociais.

Identificar estas menções é de grande importância para compreender como a marca tem sido percebida pelo mercado.

Quais São Os Relatórios Mais Importantes

A ausência de relatórios é responsável por um desperdício enorme de dinheiro nas organizações. Em contrapartida, o excesso de relatórios consome tempo e diminui consideravelmente a produtividade e eficácia das ações de marketing.

Por isso, é importante encontrar o equilíbrio: quais relatórios, de fato, são relevantes para o departamento, e quais representam apenas vaidade e tempo perdido?

Não existe uma resposta exata para isso, pois cada organização tem suas particularidades e exigências. Apesar disso, iremos destacar algumas das mais importantes informações e que não podem ser ignoradas de jeito nenhum.

Preocupe-se Com Aquilo Que Paga Conta

Se curtida não paga conta, por que tanta gente ainda dá demasiada importância para ela? Deixe de lado as métricas e dados que não representam nada na prática, e foque naquelas que contribuem positivamente para sua empresa.

reports

Hierarquize Os Dados

Coloque todas as informações que você precisa levantar como que em uma balança. Dê peso para cada uma, evitando focar naquelas que  não levarão o departamento para lugar nenhum. E é aqui que entra a dica mais poderosa deste post:

Defina Os KPI’s Essenciais Da Empresa

Os KPI’s são os indicadores chaves de performance. O primeiro passo para entender quais são suas KPI’s, é definir as frequências dos relatórios:

  • Diário: informações como tráfego no site, engajamento nas mídias sociais e peças publicadas podem estar neste relatório;
  • Semanal: dados como leads gerados, menções sociais, performance de mídias e desempenho dos canais podem ser considerados;
  • Mensal: em empresas com várias filiais, é importante mensurar como as filiais têm usado as peças de comunicação, bem como monitorar como a verba publicitária tem sido destinado e, num cenário mais amplo, como está o Custo de Aquisição de Clientes;
  • Anual: os relatórios anuais devem conter um apanhado geral dos dados já levantados até aqui, porém, com grande foco em mostrar os resultados na aquisição de novos clientes.

Ferramentas Online Para Gerar Relatórios

Para te ajudar nesta árdua tarefa de gerar relatórios, traremos algumas ferramentas pagas ou gratuitas, que são capazes de gerar relatórios com os mais incríveis dados e informações. Confira:

Google Analytics- Dados Do Site

Esta conhecida ferramenta é gratuita e muito fácil de utilizar. Com ela, é possível realizar o monitoramento do seu site, através do levantamento de dados como tráfego (pessoas que chegam ao site), informações do público (demografia e interesses) e comportamento do usuário no site (tempo de permanência, páginas consumidas, etc).

Para utilizar o Google Analytics, basta instalar um código no site e os dados começarão a ser coletados.

DashGoo- Dados De Anúncios Online E Mídias Sociais

Esta ferramenta é paga, mas traz dados completos sobre mídias sociais e anúncios, em segundos. Além disso, conta com templates personalizáveis que facilitam ainda mais a geração de relatórios. Atualmente, são suportados Facebook, Instagram, Google Ads, Analytics entre outros.

Os planos variam de R$ 49 mensais e vão até R$ 286.

21LIVE- Relatórios De Utilização De Ativos De Marketing

21LIVE é uma ferramenta com foco em grandes empresas, multinacionais e franquias. Ela fornece um brandcenter fantástico, onde é possível disponibilizar os ativos de marketing para toda a empresa, garantindo a padronização da comunicação.

Além disso, é possível conectar agências de publicidade e empresas, com a solicitação de peças, bem como controle e acompanhamento das demandas.

E, no que tange aos relatórios, é possível identificar e mensurar as campanhas e peças mais utilizadas, frequência de visitas na plataforma, confirmação de recebimento de comunicados oficiais.

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Na Prática: Como Escrever Um Relatório Perfeito

Agora que você já teve acesso às principais informações necessárias para começar o seu relatório, vamos seguir para a prática com algumas dicas que pessoal do site americano Datapine reuniu, e que faz muito sentido para nós, da 21BRZ: 

1. Comece Pelo Começo: Organize Seus Dados E Frequências

Não adianta terceirizar essa responsabilidade, você precisa definir quais são os dados mais relevantes para o seu contexto empresarial, bem como a frequência de apresentação dos relatórios.

2. Use softwares profissionais

Colher manualmente as informações necessárias para a construção dos relatórios, além de ser trabalhoso, é desnecessário. Conte com a ajuda de softwares profissionais (alguns deles já citamos aqui) para gerar e controlar os dados.

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3. Estruture suas métricas

Quando for organizar o seu relatório, garanta que os dados falem por si, ou seja, estejam muito bem explicados e organizados, sem a necessidade de interpretações criativas. Garanta, também, que todos entendam a importância daquele dado dentro da macroestratégia da empresa.

4. Monitore regularmente seus dados

Por fim, crie uma rotina de atenção aos dados. Campanhas só valem a pena se o objetivo for alcançado, e você só saberá se isso aconteceu se permanecer atento aos dados. Não espere, inclusive, o fim das campanhas para iniciar o monitoramento: esteja sempre atento.

Mão Na Massa

O fim deste artigo representa que está na hora de você começar o seu relatório. E, para isso, não se esqueça de tudo o que falamos:

  • Os relatórios são importantes para a tomada de decisão estratégica, identificar problemas pontuais, monitorar os interesses dos clientes, mostrar a eficiência do marketing;
  • Um gestor de marketing deve considerar o uso frequente de relatórios para controlar os prestadores de serviço, controle de investimento e resultados;
  • Algumas ferramentas podem auxiliar na tarefa de criação de relatórios, como o Google Analytics, DashGoo e 21LIVE;
  • Por fim, demos dicas práticas para você iniciar seus relatórios: organização de dados e frequência, uso de softwares profissionais, estruturação das métricas e monitoramento regular.

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