O kit onboarding é uma solução que as empresas têm adotado para facilitar a entrada do funcionário na organização, com o intuito de fazê-lo perceber a identidade corporativa, bem como gerar o sentimento de pertencimento, tão fundamental para diminuir o turnover.
Essa é mais uma das tantas soluções de endomarketing, cujo objetivo é o envolvimento do colaborador em cada fase e momento de interação com a empresa, o que gera impactos significativos no modo como o cliente recebe os produtos e serviços.
Neste artigo, vamos aprofundar nesse tema, mostrando como o kit onboarding pode ser montado, sua importância, o momento certo de entregar e algumas ideias do que deve integrar o kit.
Boa leitura!
O que é kit onboarding?
Kit onboarding consiste em um conjunto de objetos físicos ou virtuais, entregues ao funcionário no primeiro dia de trabalho. Uma característica marcante do kit onboarding é a presença da identidade visual da empresa.
Além disso, esse kit também exerce a função de encantar o funcionário logo no início de seus trabalhos, acompanhando-o durante toda sua jornada na empresa, já que os materiais pertencentes ao kit costumam ser objetivos úteis ao dia a dia.
Esse kit também é chamado por outros nomes, como “Kit de Boas-vindas” ou “Welcome kit”.
Mas, por que se chama kit de onboarding? Justamente porque o onboarding é este momento em que a empresa acolhe o novo colaborador, buscando integrá-lo ao time.
Esse é, sem dúvida, o momento mais crucial no processo de encantamento do funcionário, pois suas percepções iniciais sobre valores e cultura da empresa ficarão fortemente marcadas na consciência.
Importância do kit onboarding
Embora o kit onboarding não seja determinante para o sucesso de um colaborador na empresa, esse recurso exerce sim uma influência bastante significativa. Para garantir uma experiência sempre positiva ao funcionário, no entanto, essa ação isolada deve integrar um planejamento mais amplo de endomarketing.
Confira, a seguir, alguns dos benefícios do kit onboarding:
Aumento de retenção
Setores de RH e a gestão das empresas têm uma dor comum: o alto número de turnover. Turnover é uma palavra americana utilizada nos contextos de Recursos Humanos para referir-se à rotatividade de pessoal.
Ter uma alta rotatividade revela algumas nuances muito negativas da empresa, como falhas no processo de seleção, cultura organizacional tóxica ou remuneração incompatível com as exigências dos cargos.
Segundo estudos do Dieese e Robert Half, as empresas brasileiras enfrentam uma taxa média de 3,79% de turnover por mês, com setores com números ainda maiores, chegando aos 6%.
Um fator diretamente ligado a essa taxa é a felicidade do funcionário, que pode aumentar enquanto ele se sente mais valorizado. Nesse sentido, o kit onboarding é uma ferramenta possível, já que gera justamente esse sentimento.
Estreitamento de laços
Criar laços é a melhor maneira de diminuir a rotatividade dos funcionários. Pesquisas já apontam que fatores emocionais, por vezes, pesam mais na decisão de mudar ou não de um emprego do que as condições salariais.
Quando a cultura organizacional estimula o trabalho conjunto e o estabelecimento de conexões fraternas, ocorre que muitos funcionários estarão dispostos a negar propostas de trabalho com remunerações superiores, justamente para preservar essa cultura de amizade.
Mas qual a relação entre essa cultura de amizade e o kit onboarding? Ora, através do kit a pessoa é iniciada e introduzida àquela família empresarial. É como se fosse a certidão de nascimento de um bebê que nasce e passa a fazer parte da família.
Compreensão e mergulho na cultura organizacional
O kit onboarding, nesse sentido, ajuda o novo funcionário a ter contato com aqueles valores mais importantes e fundamentais da cultura e comportamento organizacional. Por isso, não basta apenas entregar objetos personalizados com o logo da empresa. É preciso que haja um conceito por trás, que determinará como a comunicação ocorrerá.
No relacionamento com o colaborador, tudo é comunicação e, por isso, o endomarketing aparece mais uma vez como pano de fundo do kit onboarding. Somente com um projeto de endo bem-planejado, é que esse kit fará real sentido para contribuir com a empresa.
Quando a empresa deve entregar o kit onboarding?
Não existe uma regra exata para definir o melhor momento para entrega do kit onboarding. No entanto, alguns pontos devem ser considerados. O primeiro é a necessidade de mapear o processo geral de onboarding, ou seja, de entrada do colaborador na empresa.
Ao realizar esse mapeamento, ficará claro qual o momento mais estratégico para entregar o kit. No caso de empresas em que o funcionário passa por processos de imersão antes de ter um contato mais objetivo com o time, o mais recomendado é entregar somente depois da imersão.
Mas quando essa imersão não existe e o contato já ocorre no primeiro dia, ainda que haja um processo de integração e o funcionário demore alguns dias para colocar a mão na massa, nesses casos o ideal é fazer a entrega assim que ele chegar ao seu local de trabalho.
Diante da realidade de home-office, as empresas devem planejar muito bem os envios pelos correios, sobretudo para novos funcionários que são de cidades diferentes da sede da organização.
Como montar um kit onboarding?
Como dissemos acima, o kit onboarding não pode ser uma ação isolada de uma estratégia de endomarketing mais geral. Essa estratégia responderá a perguntas simples e determinantes para definir como o kit será montado.
Entre essas perguntas, estão:
- Qual o principal valor que é preciso ser comunicado neste kit?
- Quais objetos fazem sentido para esse cargo e função?
- Qual a linguagem adotada no cartão de boas-vindas?
42 ideias: o que colocar no kit onboarding?
A seguir, 42 ideias de objetos que podem ser utilizados no kit onboarding:
- Mouse pad;
- Manual do colaborador;
- Cupons e vales para serviços de streaming;
- Meia;
- Fone de ouvido;
- Moletom;
- Mochila;
- Manta;
- Sacochila;
- Funko Pop;
- Squeeze;
- Caneca de café;
- Box com guloseimas;
- Agenda;
- Caneta;
- Caneca mágica;
- Camiseta;
- Livros;
- Garrafa d’água;
- Caderno;
- Kit de EPIs
- Capa para notebook;
- Adesivos;
- Bloco de notas;
- Planner;
- Carta do presidente;
- Etiquetas;
- Clipes;
- Pastas de organização;
- Vídeo de boas-vindas do CEO ou Diretor de RH
- Marcadores;
- Cartão de visita;
- Álcool em gel;
- Máscaras de proteção;
- Caixa de lanche;
- Plantas;
- Bolas antiestresse;
- Descanso para pés ergonômico;
- Base/apoio de notebook;
- Corda de pular;
- Moldura para foto;
- Boné personalizado.
O que não pode falar no kit onboarding?
Com as ideias acima mencionadas, inspiração não faltará para montar o kit da sua empresa. No entanto, alguns pontos são fundamentais para impedir que falhas aconteçam e o kit cumpra seu papel.
O primeiro destaque fica por conta da identidade visual. É necessário profissionalismo no envio das cores e logos para os fornecedores, pois é bem comum acontecer falhas de impressão e incompatibilidade de cores.
Por isso, a gestão de fornecedores também entra em cena. Sem essa gestão, as chances de ocorrerem atrasos e falhas que prejudiquem o processo são grandes. Por fim, garantir que seja utilizada uma linguagem adequada nos materiais também é importante. Somente uma visão profissional consegue garantir tudo isso.
É por essa razão que uma agência especializada em endomarketing deve ficar responsável pela criação do seu kit onboarding. Está precisando de uma agência parceira? Conheça a 21BRZ acessando o site oficial.
