Matriz de comunicação interna: o que é, vantagens e como fazer

Organização é o primeiro passo para qualquer projeto ou setor, mas é necessária especialmente quando falamos de comunicação interna.

Os processos envolvidos no envio de informações das empresas para seu público interno, sobretudo aquelas de médio e grande porte, fazem com que seja necessário a construção de fluxogramas, organogramas e planejamentos capazes de garantir a acessibilidade e velocidade das atuações da comunicação interna.

Para isso, algumas ferramentas podem ser utilizadas. Existem diversos métodos de organização e distribuição de tarefas, mas tem um tipo que é especialmente eficaz: a matriz de comunicação interna.

Neste post vamos apresentar a matriz de comunicação interna para você, bem como explorar suas vantagens e como desenvolver a construção de uma na prática.

Boa leitura!

O que é matriz de comunicação interna

A matriz de comunicação interna é um documento que permite a organização das atividades do setor, a definição de responsáveis, o acompanhamento do progresso, para qual público é destinado, entre outras informações.

De forma resumida, podemos destacar os seguintes elementos essenciais de uma matriz de comunicação interna:

What;
Who;
When;
Where;
How.

What diz respeito a qual informação precisa ser comunicada. Who define quem aprova a peça de comunicação interna, quem deve ser consultado e para quem se destina a comunicação.

When fala sobre os períodos, ou seja, qual o prazo-limite para aprovação e envio dos comunicados.

Por fim, where fala sobre o local em que as comunicações serão veiculadas e how sobre como tais comunicações serão feitas.

Ainda neste texto traremos um exemplo que evidenciará como essas informações são organizadas na prática.

Vantagens da matriz de comunicação interna

Existem muitos pontos positivos na utilização da matriz de comunicação interna no contexto empresarial.

Os setores de comunicação interna conseguem uma organização maior, o que sempre impacta a produtividade e eficiência da empresa de forma geral.

Confira, a seguir, algumas das vantagens da utilização da matriz de comunicação interna em sua empresa:

Otimiza a organização da comunicação

A matriz de comunicação interna consegue organizar todo o fluxo de trabalho e entregas do setor.

Isso acontece porque a matriz define papéis e prazos, garantindo que todos os envolvidos no projeto estejam cientes de suas atribuições.

A organização eleva a qualidade daquilo que é produzido. Setores desorganizados vivem correndo contra o tempo, o que por vezes impede uma entrega de qualidade maior.

Sabe um belo exemplo de organização? O formigueiro.

Não sei se você já teve a oportunidade de ver um perto, mas é incrível como as formigas trabalham de forma organizada, individualmente conscientes de suas atribuições.

Na comunicação interna não é diferente, para que haja organização é preciso que todos tenham clareza do seu papel, o que só é possível por meio da matriz de comunicação interna.

Possibilita um diagnóstico eficiente

A matriz de comunicação interna existe sobretudo para apontar o futuro. No entanto, também pode ser utilizada no diagnóstico do presente.

Ao definir papéis, prazos e responder às perguntas expostas acima, a pessoa responsável pela comunicação interna conseguirá entender o contexto geral vivenciado no momento pela comunicação interna, identificando os pontos de melhoria e de necessidade de desenvolvimento.

O diagnóstico de comunicação interna também ajuda a compreender se as ferramentas utilizadas atualmente são eficazes, inclusive nos processos de organização.

A matriz de comunicação interna também é uma plataforma que ajuda a organizar e tomar decisões mais assertivas a partir do diagnóstico realizado.

Evita seguir com erros que podem ser suprimidos

Existem erros que ocorrem por acidente. Outros, no entanto, só são experienciados porque houve falhas no processo de planejamento. Esses podem muito bem ser evitados.

A matriz de comunicação interna ajuda a evitar a execução de erros. Em primeiro lugar, isso ocorre porque cada passo de cada projeto é minuciosamente detalhado.

Mas, além disso, também é possível criar barreiras contra certos erros que ocorram com certa frequência. Na matriz de comunicação interna, isso pode ser feito através da atribuição de responsabilidade para alguma pessoa, que deverá garantir que determinado erro não ocorra.

Nivela o acesso a informação de toda a equipe

Além disso, uma forte característica da matriz de comunicação interna é o caráter colaborativo.

Toda a equipe deve ser envolvida no processo de criação e desenvolvimento da matriz, o que garante um acesso democratizado às informações, evitando que certos colaboradores acabem ficando de fora dos processos ou sejam desprivilegiados no acesso à informação.

Isso só é possível, no entanto, com a montagem de uma matriz completa e em uma plataforma que permite um acesso comum, como os editores de planilha online, por exemplo.

Além disso, ferramentas de armazenamento de arquivos da marca, como o 21LIVE, podem ajudar nesse sentido.

Aumenta o conhecimento e gera responsabilidades

Por fim, a maior vantagem da matriz de comunicação interna está associada ao acesso ao conhecimento e atribuições de responsabilidade.

Toda a equipe pode saber detalhadamente seu papel, o que permite não apenas a execução do próprio trabalho, mas também a cobrança para algum membro do time de porventura não esteja entregando o que foi pedido.

Em alguns modelos de matriz, são configuradas barras de progresso, o que facilita a compreensão macro de toda a atividade realizada.

Como fazer uma matriz de comunicação interna [com exemplo]

Para fazer uma matriz de comunicação interna, é preciso responder criteriosamente as seguintes perguntas:

O que precisa ser comunicado?
Para quem é destinada a comunicação?
Quem fará e aprovará a comunicação desenvolvida?
Até quando o material deve ser aprovado?
Qual a data-limite para envio?
Onde a comunicação será exibida?
Como a comunicação será feita?

Para entender na prática, confira o exemplo a seguir da Empresa Y, que precisa comunicar os horários de funcionamento no feriado prolongado:

		Responsável
What	O que precisa ser comunicado?	Sandra	Funcionamento dos horários de trabalho no feriado
Who	Para quem é destinada a comunicação?	–	Funcionários da produção
Who	Quem fará e aprovará a comunicação desenvolvida?	Sandra e 21BRZ	Comunicação interna e agência 21BRZ
When	Até quando o material deve ser aprovado?	Sandra e 21BRZ	10 de junho
When	Qual a data-limite para envio?	Sandra	14 de junho
Where	Onde a comunicação será exibida?	Sandra	Nos e-mails dos funcionários e no mural
How	Como a comunicação será feita?	21BRZ	Através de um cartaz e e-mail marketing