O diagnóstico de comunicação interna é o primeiro passo que uma empresa deve dar rumo a uma comunicação interna verdadeiramente eficiente.
Para profissionais dessa área, portanto, urge conhecer uma metodologia que permita realizar um diagnóstico rápido e aprofundado do atual estado da CI (CI, a partir daqui, será como nos referiremos à comunicação interna em alguns trechos).
Neste post falar sobre esse diagnóstico de forma prática. Se você procurava um conteúdo completo sobre o assunto, fique conosco até o fim.
Boa leitura!
O que é um diagnóstico de comunicação interna?
O diagnóstico de comunicação interna é uma metodologia que visa mergulhar no estado atual da empresa, para compreender se os objetivos de CI estão sendo cumpridos. O diagnóstico de comunicação interna é, portanto, o primeiro passo para otimizar a CI.
Ao fazer um bom diagnóstico, a empresa poderá dar passos práticos de melhoria em seus processos, em todos os níveis.
Por que é importante fazer um diagnóstico de comunicação interna?
O diagnóstico de comunicação interno consegue conectar os planejamentos do setor de CI com a realidade da empresa.
Pode acontecer que, por vezes, tais planejamentos sejam demasiadamente idealistas, destoando da forma como os colaboradores percebem a realidade ao seu redor.
O diagnóstico é responsável por colocar os pés no chão, fazendo uma comunicação interna para quem realmente importante e está no centro: o colaborador.
Confira alguns dos benefícios do diagnóstico de comunicação interna:
Implantar uma comunicação interna eficiente
O diagnóstico de comunicação interna consegue tornar a CI mais eficiente, dando voz e emprestando os ouvidos para os colaboradores.
A eficiência da comunicação interna é medida a partir do nível de conexão que a comunicação consegue gerar com o colaborador e seu engajamento.
Essa conexão só é possível quando há proximidade e compreensão da realidade um do outro.
Encontrar oportunidades
O diagnóstico de comunicação interna consegue, também, evidenciar oportunidades que talvez estejam passando despercebidas no processo de CI.
Ao ouvir os colaboradores, talvez seja possível identificar certos pontos comuns nas falas e respostas deles, que poderão virar uma ação específica no futuro.
Um exemplo disso:
No diagnóstico, talvez vários funcionários acabem confessando que não se sentem valorizados no ambiente de trabalho. A comunicação interna poderá executar uma ação de integração das pessoas, fazendo-as sentir para do todo.
Identificar problemas
Por meio das respostas também fica mais fácil identificar problemas.
Na maioria das vezes as dificuldades não são descobertas, mas sim evidenciadas após tempos que tem ocorrido.
Por meio do diagnóstico será possível identificar problemas antes que comecem a mostrar-se de forma evidente. Esse diagnóstico permitirá tomar decisões para resolver tais problemas.
Avaliar a penetração da cultura organizacional
A cultura organizacional é um dos pilares da comunicação interna.
No diagnóstico é possível identificar o quanto a cultura organizacional está ou não sendo vivida pelos colaboradores.
Isso ficará visível assim que as perguntas forem realizadas e eles começarem a responder livremente.
Hora ou outra, indicadores que revelam valores começarão a se evidenciarem.
Descobrir se as ferramentas utilizadas são eficazes
Por meio do diagnóstico também é possível descobrir se as ferramentas de comunicação utilizadas são ou não eficientes.
Através de perguntas como “você recebe nossas comunicações?” e “quais mídias você utiliza?”, será possível ter certeza de que as ferramentas e canais explorados estão tendo sucesso ou não.
Compreensão das demandas dos funcionários
O centro da comunicação interna não é a empresa, mas sim os funcionários.
Através do diagnóstico será possível compreender melhor os anseios e demandas dos colaboradores.
Isso tem uma dupla finalidade: tanto para melhorar os processos de comunicação interna, especificamente, como também para ajudar a gestão da empresa e de recursos humanos a entender melhor como pensa o funcionário.
Não é incomum, por exemplo, gestões que focam eu aumentar o salário quando, na verdade, o colaborador quer mais reconhecimento, ou então, focam em dar mais benefícios quando o funcionário quer aumento de salário.
O diagnóstico de comunicação interna conseguirá imergir nesse mundo particular de crenças e identificá-las.
Como fazer um diagnóstico de comunicação interna
Para fazer um diagnóstico de comunicação interna, portanto, será preciso seguir, em resumo, seis passos bem complementares.
Nós organizamos esses passos resumidamente a seguir, confira:
- Ouça o colaborador
Toda a pesquisa de diagnóstico de comunicação interna precisa colocar o colaborador no centro.
O recomendado é realizar perguntas abertas, dando prioridade para a profundidade das respostas ao invés de buscar números.
Além de questões particulares sobre clima organizacional e relacionamento com a liderança, algumas informações são muito importantes de serem levantadas:
- idade, gênero, cargo e escolaridade;
- setor em que atua;
- avaliação sobre a comunicação interna;
- canais que mais dá atenção;
- sugestões de melhoria;
- o que o colaborador gostaria de encontrar nas comunicações da CI.
- Crie grupos focais
Sobretudo em empresas grandes, é impossível fazer uma pesquisa que consiga entrevistar cada um dos colaboradores.
Uma ferramenta de pesquisa útil, nesse sentido, são os grupos focais, que são grupos de pessoas escolhidas para representar os colaboradores.
O foco está na qualidade das respostas, e não em representações numéricas ou estatísticas.
- Integre toda a equipe
Uma questão muito importante para o diagnóstico de comunicação interna é o envolvimento de todos os colaboradores.
Embora nem todos participem diretamente, é importante garantir que cada um sinta-se de alguma maneira representado.
- Garanta que os resultados sejam compartilhados com as equipes
Não adianta fazer um diagnóstico de comunicação interna e guardar os resultados na gaveta.
Tenha certeza de que os dados estarão disponíveis para acesso das pessoas participantes, bem como cada um saiba quais ações serão tomadas a partir do diagnóstico.
- Dê atenção a alguns pontos específicos
Mesmo em pesquisas com formulários mais abertos e respostas livres, algumas informações precisam ser evidenciadas nas respostas dos participantes como, por exemplo:
- as informações estão sendo recebidas precisamente?
- as informações chegam com uma regularidade boa?
- as informações são acessadas por meio dos canais de comunicação interna ou através do boca a boca?
- os colaboradores entendem a comunicação interna?
- Tome decisões pós-diagnóstico
Por fim, vale destacar a importância de tomar decisões a partir do diagnóstico de comunicação interna. As pesquisas não podem servir de enfeite ou serem feitas para cumprir tabela. Pelo contrário, decisões práticas precisam ser tomadas.
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